Bereikbaarheid
Een goede bereikbaarheid van de locatie voor extern vergaderen is een must. De vergadering levert zo geen extra obstakels op. Zorg er daarom dus voor dat de locatie gemakkelijk te bereiken is. Controleer ook of er voldoende parkeergelegenheid beschikbaar is. En kijk daarnaast of de locatie makkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer.
Centrale ligging
Wanneer de optie beschikbaar is, kies een locatie die centraal ligt voor jouw medewerkers. Zo wordt niemand benadeeld en worden lange reistijden en ongemak geminimaliseerd.
Faciliteiten
Vraag na welke faciliteiten beschikbaar zijn op de betreffende locatie. Zorg ervoor dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan audiovisuele apparatuur, whiteboards en projectoren. Controleer daarnaast ook of de vergaderruimte geschikt is voor het aantal deelnemers.
Technische voorzieningen
Als je van plan bent om video’s te tonen of een uitgebreide presentatie te houden, zorg dan dat de locatie een goede internetverbinding heeft. Bekijk ook welke technische ondersteuningen de locatie aanbied.
Comfort
Een comfortabele vergaderruimte is enorm belangrijk. Het draag namelijk bij aan de productiviteit en betrokkenheid van de deelnemers. Kijk daarom of er in de vergaderruimte voldoende comfortabele meubels zijn. Daarnaast zijn een goede ventilatie en voldoende verlichting ook belangrijk.
Catering en pauzemogelijkheden
Bekijk wat de mogelijkheden zijn voor catering en pauzemogelijkheden. Dit geeft de vergadering net wat extra’s. Wat betreft de catering kan dit variëren van koffie en thee tot volledige maaltijden. Dit hangt natuurlijk af van de duur en de tijdstip van de vergadering. Pauzemogelijkheden zijn ook belangrijk. De productiviteit blijft zo hoger en deelnemers kunnen daarna er weer vol tegenaan. Bij pauzemogelijkheden kan gedacht worden aan ontspanningsruimtes of een buitenruimte.
Kosten
Zorg dat je een budget opzet voor de vergadering. Houd je hier ook aan vast. Vergelijk prijzen van verschillende locaties met elkaar. Kies op basis van je budget een locatie die daarnaast ook aan jouw eisen voldoet.
Feedback en beoordelingen
Kijk naar eerdere beoordelingen die de locatie heeft gekregen. Dit geeft waardevolle inzicht over de kwaliteit van de faciliteiten en diensten.
Door rekening te houden met deze factoren kun je een locatie selecteren die geschikt is voor je externe vergadering. Zo vind je ook de locatie die bijdraagt aan een productieve en comfortabele bijeenkomst!
Vergaderen bij het Talentencentrum? Neem dan contact op!